Как контролировать диджитал агентство

Как контролировать диджитал агентство

Маркетинг сложная сфера, и у ряда клиентов возникает закономерный вопрос, что происходит за кулисами? Проведя недавно опрос потребителей услуги диджитал маркетинга, на вопрос о негативном опыте в этой сфере, получили ответ что неясно как движется процесс, кто именно чем занимается, что делается в принципе, а один владелец огромной сети магазинов вообще поведал шокирующую историю, что он платил гигантские суммы каждый месяц за работу, которую никто не выполнял.

Итак, как проводим работу, как контролируем процессы и каким образом нас может контролировать заказчик?

1. Менеджер проектов.

К каждому проекту и к каждому клиенту закрепляется менеджер проектов. Он отвечает за все взаимодействия клиентов с сотрудниками и распределением времени на выполнение. За ним полные функции контроля поставленных и выполненных задач, отчетов, биллинга, решение спорных моментов, и любые другие вопросы. Это по сути адвокат клиента в компании.

2. Собственная база знаний.

Уникальная коллекция материалов накопленная за годы работы и сотен проектов.

Процесс работы зачастую невозможно описать полностью и должностные инструкции не имеют большого смысла, однако, все основные процессы прописаны во внутренней базе знаний. Туда же постоянно добавляются новшества, скрипты, кейсы по удачным решениям и проблемным моментам, к которым каждый сотрудник может обратится в любой момент.

3. Чеклисты.

В базе знаний собранные по процессам запуска и оптимизации кампаний. Поэтому сведены к минимуму ситуации что сотрудник что-то забыл. Он всегда открывает чеклист и проходится по каждому пункту.

Конечно же каждый проект уникальный и к нему применяется своя стратегия продвижения, которая разрабатывается отдельно, вместе с тем наличие чек-листов позволяет избежать ошибок и упущений при выполнении рядовых задач.

Бонус: Это помогает при онбоарде новых сотрудников - не нужно сидеть наседкой и тратить драгоценные часы руководителей и тимлидов для обучения.

4. Время.

Вся работа построена на часах. Сотрудник получает зарплату исходя из затраченных часов на проект, у каждого есть внутренний рейт, помножив который он получает деньги. Учет часов ведется во внутренней системе ERP.

Это решает вопрос с больничными, отпусками, опозданиями, работой из дома и так далее. Нет часов = нет денег. В год выдается определенное количество часов на больничный, отпуска.

Это решает вопрос с загрузкой сотрудников, так как часы на месяц распределяются заранее. У каждого из них есть минимум 20% резерв, на возникновение срочных задач или непредвиденные ситуации, но в целом мы уже не можем взять проект "на вчера", потому что уже настроена система загрузки и выполнения времени.

Расчет часов оценивается менеджером проектов, исходя из выполненных типовых задач ранее либо после подробной оценки задачи со специалистами. Расхождение в часах по факту учитывается всегда в пользу заказчика.

Конечно, возникает вопрос, что, если проданных часов проекта нет? В таком случае сотрудник получает задачи по внутреннему проекту, и тратит свои часы на компанию - блоги статьи, реклама, сео, новые баннеры, доработка базы знаний, обучение и т.д.

5. Строгий учет.

Часы по проекту вносятся в трекинг систему собственной разработки, и для дополнительного контроля менеджера проектов дублируется трекингом программы Yaware. Она же помогает решать спорные моменты вроде "очень много работаю, я ничего не успеваю" - всегда можно проверить так ли это.

6. Системы автоматизации.

Кроме всего вышеописанного, на каждый процесс есть множество вспомогательных инструментов мониторинга и контроля.

Вот лишь некоторые:

* Контроль всех позиций и изменений выдачи (а так же еще гигантского количества SEO параметров) в собственной системе RankActive. Каждому заказчику выдается свой собственный кабинет для возможности самостоятельного ежедневного (!) анализа показателей.

* Автоматизированная система контроля затрат в AdWords - нет рисков недоплаты или переплаты аккаунта.

* Система учета параметров "здоровья" сайта (https протокол, срок действия домена, 404 ошибка, ответы сервера, проплата хостинга и так далее). Кстати ее частичный функционал мы вынесли в бота telegram , которым вы можете пользоваться самостоятельно (это бесплатно)

* Настроенная система оповещений с Google Analytics (потеря трафика, лидов, конверсий и тд.)

7. Полная и прозрачная отчетность.

Все виды проведенных работ, тщательно фиксируются и докладываются заказчику в полном объеме в требуемую дату. В каждом отчете, в обязательном порядке, указываются результаты и отслеживаемые показатели, которых достигли после выполнения задач. Будь то Клики/Показы/Пользователи, Трафик, Позиции и конечно - Лиды/Продажи. Дополнительно формируется план и рекомендации на следующий период работ.

8. Опытная команда.

Над типовым проектом работает минимум 3 человека, не учитывая работу программиста. Все сотрудники прошли тренинги и получили сертификацию Google.

Начиная от распределения бюджета, заканчивая написанием объявлений или статей на сайт, каждый процесс проходит этапы проверки и утверждения сначала внутри компании, затем результат выдается на утверждение клиенту. Это минимизирует шанс увидеть в опубликованной статье на сайте грубую ошибку или спустить на показы за день 10000 грн. вместо 100 грн.

9. Стратегический подход.

У нас нет конвеера, каждый проект тщательно просчитывается. Именно команда создает стратегию, по которой будем следовать на протяжении определенного периода. Заранее прописываем шаги и мини-цели, которые необходимо пройти для достижения глобальных результатов. Конечно, на протяжении работы очень часто приходится отходить от стратегии, подстраиваясь под динамику рынка. Это рабочий процесс. Рынок подстроить под себя труднее.

Учитывая эти факты, Вы можете быть спокойны за свой проект и потратить свое время на другие бизнес задачи. Диджитал маркетинг в наших руках будет под надежным присмотром.